Event management adalah proses perencanaan dari semua acara yang bersifat umum atau pribadi dengan tujuan sosial atau bisnis. event managemen yang dpat menentukan sebuah acara sukses atau tidaknya. Jadi begini, managemen event adalah pengorganisasian dalam sebuah acara atau kegiatan oleh satu komunitas atau lembaga profesional dan dilakukan secara efisien dan efektif mulaui dari kegiatan perencanaan, pelaksanaan hingga acara atau kegiatan itu berakhir dengan sukses.
Apa itu Event Managemen?
Event managemen bisa di artikan sebagai pengorganisasian sebuah kegiatan yang dikelola secara profesional, sistematis, efisien, dan efektif. kegiatannya meliputi konsep hingga dengan pelaksanaan dan pengawasan.
pada event management, semua orang harus bekerja keras dengan visi yang sama untuk menghasilkan kegiatan yang sesuai dengan harapan. oleh karena itu, sangatlah diperlukan kekompakan pada setiap orang yang terlibat dalam tim.
menyelenggarakan kegiatan adalah sebuah kebutuhan yang tidak dapat dipungkiri bagi perusahaankomersial maupun non komersial. kegiatan tersebut bertujuan untuk menunjang kegiatan public relation dalam menciptakan citra positif perusahaan dimata internal stakeholder maupun external stackholder. Selain itu kegiatan tersebut tidak bisa dilepaskan dari marketing communication perusahaan, terutama dalam kegiatan-kegiatan below the line.
Tahapan Event Management
Berikut adalah tahapan-tahapan yang harus Anda lalui agar bisa tercipta sebuah event yang sukses.
1. Menentukan Tujuan Event
Sebelum menyelenggarakan suatu kegiatan, tentunya kita harus mengetahui tujuan dilaksanakannya kegiatan tersebut. Apakah untuk edukasi, promosi, pelayanan pelanggan, sekadar hiburan, atau untuk tujuan lainnya. Hal ini harus dikomunikasikan dengan baik dan detail dengan pihak perusahaan yang kegiatannya akan kita kelola.
Kita juga harus bisa mendapatkan informasi mengenai target partisipan yang dikehendaki perusahaan. Perusahaan pastinya tidak ingin mengeluarkan dana penyelenggaraan kegiatan secara sia-sia jika hasil yang diperoleh tidak sesuai dengan target yang ingin dicapai.
2. Menentukan Kemasan Event
Setelah mengetahui tujuan penyelenggaraan kegiatan, barulah kita bisa menentukan kemasan event yang tepat sesuai dengan tujuan yang diinginkan perusahaan. Dalam hal penyelenggaraan kegiatan yang terkait dengan pemasaran (marketing event), ada beberapa kemasan acara yang bisa Anda pilih, di antaranya:
- Seminar & Workshop, yaitu kegiatan yang bertujuan untuk menginformasikan suatu topik atau mengajarkan suatu keterampilan.
- Exhibition (Pameran/Expo), yaitu kegiatan promosi barang dan jasa berupa presentasi terorganisasi dan pemajangan produk.
- Product Launch, yang dimaksudkan untuk mengenalkan suatu produk baru kepada publik.
- Conference, biasanya berupa pertemuan dalam jumlah besar untuk membahas topik tertentu.
- Leisure & Entertainment, yang lebih bersifat hiburan dan atau perjalanan wisata, seperti musik, fun games, outbond, dan lain-lain.
- VIP Event, yaitu kegiatan yang menghadirkan pelanggan premium untuk memberikan pelayanan dan meningkatkan loyalitas pelanggan.
3. Menyusun Detail Event
Langkah berikutnya dalam event management adalah menyusun secara detail konsep acara yang akan diselenggarakan. Penyusunan detail event ini mengacu pada tujuan yang diinginkan oleh perusahaan penyelenggara event. Dalam hal ini, penyusunan detail event bisa dibagi ke dalam 3 tahapan, yaitu:
a. Pra Event
Di tahap pra event kita menentukan:
- Lokasi event, apakah indoor atau outdoor, di hotel berbintang, di restoran, di exhibition hall, atau di ruang terbuka seperti lapangan.
- Layout ruangan, yang bisa mengambil opsi theater, classroom, u-shape, round table, atau standing participants.
- Partisipan yang ingin dihadirkan oleh perusahaan penyelenggara, di mana sebaiknya kita ketahui dengan pasti jumlah yang diinginkan dan demografi partisipan yang dikehendaki, mulai dari usia, jenis kelamin, pekerjaan, tingkat pendidikan dan sebagainya.
b. Saat Pelaksanaan Event
Hal-hal yang perlu disiapkan saat pelaksanaan event di antaranya:
- Pengisi acara, mulai dari MC, pemateri, hiburan pengisi waktu, hingga petugas-petugas lain yang dibutuhkan.
- Peralatan yang diperlukan, seperti meja dan kursi, LCD proyektor, sound system, dan sebagainya.
- Rundown acara yang memuat secara detail rangkaian acara sejak mulai kegiatan hingga selesai berikut durasi dan petugas penanggung jawabnya.
c. Pasca Event
Berakhirnya suatu kegiatan bukan berarti tuntas sudah tanggung jawab penyelenggara kegiatan. Ada hal-hal yang perlu diperhatikan dan sering terlewat karena menganggap tanggung jawab pelaksana sudah selesai seiring dengan selesainya acara.
Beberapa hal yang perlu diperhatikan pasca event adalah:
- Evaluasi tim kerja, dalam hal ini tim kerja membahas hal-hal yang terjadi selama kegiatan untuk dijadikan bahan evaluasi di kegiatan berikutnya.
- Ucapan terima kasih kepada semua pihak yang telah berperan selama penyelenggaraan kegiatan, terutama para mitra strategis.
- Laporan kegiatan, utamanya jika kegiatan ini menggunakan dana dari pihak sponsor..
4. Menyusun Tim Kerja
Setelah seluruh detail event tersusun, barulah bisa ditentukan tim kerja yang akan dilibatkan untuk kelancaran kegiatan. Secara umum, ada 4 tim yang diperlukan, yaitu:
- Tim Manajemen yang bertugas menangani pekerjaan administratif dalam keseluruhan tim kerja, seperti penyiapan proposal, surat menyurat, pengelolaan keuangan, dan sebagainya.
- Tim Marketing & Sales yang tugasnya menangani promosi dan publikasi event, bernego dengan pihak sponsor, dan penjualan tiket jika memang event tersebut berbayar.
- Tim Kreatif yang menangani keseluruhan desain acara, baik layout ruangan, pengisi acara, dekorasi panggung, dan segala pernik aksesoris yang diperlukan untuk kelancaran acara.
- Tim Operasional yang bertugas mendukung kelancaran acara, seperti tim registrasi, operator laptop, MC, tim konsumsi, dan tim penerima tamu.
5. Menyusun Anggaran Kegiatan
Setelah semua perencanaan matang, tahap berikutnya adalah menghitung anggaran yang diperlukan untuk pelaksanaan kegiatan. Hitung secara detail kebutuhan dana kegiatan mulai dari sewa tempat, konsumsi, peralatan, pemateri, tenaga kerja yang terlibat, dan sebagainya. Jangan lupa untuk memasukkan profit bagi event organizer.
6. Menggandeng Mitra Strategis
Untuk mencukupi biaya pelaksanaan kegiatan, ada beberapa opsi yang bisa Anda pilih:
- Sponsor Tunggal
- Sponsor Utama
- Sponsor Pendukung
- Sponsor Sukarela
Itulah pengertian dari event management dan seperti apa prosesnya. Dibutuhkan persiapan yang matang untuk membuat sebuah event dengan mempertimbangkan waktu, tenaga, hingga pengolahan data. Maka dari itu, kami menyediakan event management tools yang akan sangat berguna demi kelancaran acara Anda.
